Pengelolaan Sistem Bisnis secara Elektronik

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

“Pengelolaan Sistem Bisnis secara Elektronik” merupakan materi selanjutnya yang akan saya coba untuk berikan pemaparannya. Didalamnya nanti akan dijelaskan bagaimana kita harus merencanakan dan memanage beberapa komponen yang ada dalam bisnis elektronik (E-business). Berikut sedikit penjelasannya:

A.      Arsitektur Aplikasi E-Business

Gambar diatas memberikan suatu ikhtisar yang baik tentang saling berhubungan, saling ketergantungan, dan pengintegrasian aplikasi e-business yang merupakan komponen penting dalam keberhasilan operasi dan manajemen dari suatu perusahaan e-business. Menggambarkan komponen aplikasi, hubungan timbal balik, dan hubungan dengan pelanggan, karyawan, mitra bisnis, dan stakeholders lain dari suatu perusahaan e-business.

B.      Sistem Terintegrasi Lintas Fungsi

Perangkat lunak Pengintegrasian Aplikasi Perusahaan atau Enterprise Application Integration (EAI) adalah suatu aplikasi e-bisnis lintas fungsi yang mengintegrasikan aplikasi front-office seperti manajemen hubungan pelanggan dengan aplikasi back-office seperti manajemen sumber daya perusahaan.

EAI memungkinkan para pemakai untuk membuat model proses bisnis serta hubungan dan interaksi yang terjadi antar aplikasi bisnis.EAI juga menyediakan perantara “middleware” yang melaksanakan konversi data dan koordinasi, komunikasi antar aplikasi dan jasa penyampaian pesan (messaging), serta kemampuan akses kepada alat penghubung aplikasi yang terlibat.

Perangkat lunak EAI dapat mengintegrasikan berbagai kumpulan aplikasi perusahaan dengan membiarkan mereka saling menukar data menurut ketentuan yang diperoleh dari model proses bisnis yang dikembangkan oleh para pemakai.

C.       Manajemen Hubungan Pelanggan

Manajemen Hubungan Pelanggan atau Customer Relationship Management (CRM) adalah Suatu aplikasi e-business lintas fungsi yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan berbagai proses pelayanan terhadap pelanggan dalam kegiatan penjualan, pemasaran langsung, memproses order/pesanan dan pembukaan rekening/account, dan dukungan layanan pelanggan. 

Sistem CRM juga menciptakan suatu kerangka IT yang mengin-tegrasikan semua proses ini dengan kegiatan operasi bisnis lainnya dalam suatu perusahaan. Sistem CRM terdiri dari suatu modul perangkat lunak untuk men-dukung pelaksanaan aktivitas bisnis yang ada dalam proses layanan perkantoran (front-office). Perangkat Lunak CRM menyediakan peralatan yang memungkin-kan suatu perusahaan dan karyawannya untuk memberikan layan-an yang cepat, menyenangkan, ketergantungan, dan konsisten ke pelanggannya.

Keuntungan Bisnis CRM banyak sekali. misalnya :

1.         Mengizinkan suatu bisnis untuk mengidentifikasi dan mentargetkan pelanggan terbaiknya; yaitu mereka yang paling menguntungkan kepada bisnis, sehingga mereka dapat dipertahankan sebagai pelanggan dalam jangka panjang untuk jasa yang lebih besar dan menguntungkan.

2.         Memungkinkan Kustomisasi dan personalisasi produk dan jasa secara real-time berdasarkan pada kebutuhan, keinginan pelanggan, kebiasaan membeli, dan gaya hidupnya.

3.         Dapat digunakan untuk menelusuri kapan pelanggan menghubungi perusahaan, dengan mengabaikan titik-kontak tersebut.

4.         Memungkinkan perusahaan untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggan secara konsisten dan jasa atau layanan yang superior dan memberikan dukungan kepada pelanggan untuk dapat memilih titik-kontak yang diinginkannya.

D.      Manajemen Rantai Penyalur/persediaan

Manajemen Rantai Penyalur atau Supply Chain Management (SCM) adalah Pengintegrasian Praktek Manajemen dan Teknologi Informasi untuk mengopti-malkan informasi dan aliran produk antara proses dan mitra bisnis di dalam suatu rantai persediaan.

SCM adalah suatu puncak sasaran strategis untuk kebanyakan perusahaan. Itu adalah suatu kebutuhan mutlak jika mereka ingin memenuhi kebutuhan dari pelanggan e-commerce mereka : apa yang dinginkan pelanggan ingin, Kapan dan dimana keinginan itu, dengan biaya serendah mungkin. Diperlukan hubungan timbal balik dengan bisnis lain untuk membuat dan menjual suatu produk dalam suatu jaringan hubungan bisnis yang disebut rantai penyalur/persediaan .

Sistem e-bisnis lintas fungsi seperti rekayasa ulang manajemen rantai penyalur/persediaan dan mengefektifkan proses rantai persediaan tradisional. Permintaan akan e-commerce mendorong pabrikan untuk menggunakan intranets, extranets, dan pintu gerbang (portal) Web mereka untuk membantu rekayasa kembali hubungan mereka dengan para penyalur, distributor, dan pengecer. Sasarannya adalah untuk dengan mantap mengurangi biaya-biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan siklus waktu rantai persediaan. Perangkat lunak SCM dapat juga membantu meningkatkan koordinasi antar perusahaan yang menjadi pelaku rantai persediaan . Hasilnya pendistribusian dan jaringan distribusi antar mitra bisnis jauh lebih efektif . Semua sasaran manajemen rantai penyalur/persediaan diarahkan pencapaian keberhasilan dan kemampuan bereaksi untuk menemui permintaan suatu perusahaan pelanggan dan kebutuhan dari mitra bisnis mereka.

E.       Perencanaan Sumber daya Perusahaan

Perencanaan sumber daya Perusahaan atau Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem perusahaan yang bersifat lintas fungsional dan bertindak mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang harus terpenuhi di dalam suatu perusahaan seperti kegiatan pabrikasi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan fungsi sumber daya manusia.

Perangkat lunak ERP sendiri adalah suatu kelompok modul perangkat lunak yang mendukung aktivitas bisnis yang terlibat dalam proses/kegiatan perkantoran (back-office) yang penting. ERP dikenal sebagai suatu hal yang diperlukan untuk efisiensi, ketangkasan/kematangan, dan kemampuan bereaksi secara cepat kepada pelanggan dan penyalur, yang pada umumnya dibutuhkan oleh suatu perusahaan e-business agar berhasil dalam dunia e-commerce yang dinamis.

Perusahaan menemukan bahwa manfaat/nilai bisnis utama dari menerapkan perangkat lunak ERP adalah :

1.     ERP menciptakan suatu kerangka untuk mengintegrasikan dan meningkatkan sistem perkantoran (back-office )mereka yang mengakibatkan peningkatan yang berarti dalam layanan pelanggan, produksi, dan efisiensi distribusi.

2.       ERP menyediakan proses bisnis lintas fungsi dan arus informasi yang penting tentang penyalur dan pelanggan yang didukung oleh sistem ERP.

Manfaat dari Perencanaan sumber daya Perusahaan adalah:

1.    Kualitas dan efesiensi. ERP menciptakan kerangka untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efesiensi layanan pelanggan,produksi,dan distribusi

2.      Penurunan biaya. Banyak perusahaan melaporkan penurunan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan hardware,software serta karyawan pendukung TI, jika dibandingkan dengan sistem warisan yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP baru mereka.

3.       Pendukung keputusan. ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat untuk para manajer agar dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu dilintas keseleruhan perusahaan.

4.    Kelincahan Perusahaan. Mengimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi berbagai proses bisnis , sistem informasi, dan sumber daya informasi. Hal ini menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial,dan peran kerja yang lebih fleksibel,dan karenanya menghasilkan organisasi serta tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang baru bisnis

F.        Peralatan Kerjasama Perusahaan

Sistem Kerja sama/kolaborasi Perusahaan atau Enterprise Collaboration Systems (ECS) adalah Penggunaan peralatan kelompok , Internet, intranets, extranets, dan jaringan komputer lainnya untuk mendukung dan meningkatkan komunikasi, koordinasi, kerja sama/kolaborasi, dan berbagi sumber daya antar regu dan kelom-pok kerja dalam suatu jaringan kerja perusahaan .

Peralatan Komunikasi elektronik adalah Perangkat lunak yang membantu berkomunikasi dan bekerja sama dengan orang lain secara elektronis mengirim pesan, dokumen, dan file dalam bentuk data, teks, suara, atau multimedia melalui Internet, intranets, extranets, dan jaringan komputer.

Peralatan Konperensi Elektronik adalah Perangkat lunak yang membantu pemakai jaringan kerja komputer berbagi informasi dan bekerja bersama, dimanapun mereka berada. Perangkat lunak Kolaboratif membantu masyarakat memenuhi atau mengatur aktivitas kerja bersama.

G.      Sistem Informasi Bisnis Fungsional

 H.      Sistem Informasi Pemasaran

 Pemasaran mempunyai kaitan dengan perencanaan, promosi, dan penjualan produk yang ada didalam pasar dan pengembangan produk baru serta pengembangan pasar baru untuk memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pelanggan yang ada serta (calon) pelanggan potensial. Sistem informasi Pemasaran membantu pemasar dalam memenuhi kebutuhan informasi pada area berikut ini :

1.     Manajemen Penjualan. Disini Sistem Informasi membantu perencanaan, monitor, dan mendukung kinerja tenaga penjual dan penjualan produk / jasa.

2.    Otomasi Tenaga Penjualan. Disini Sistem Informasi mengotomatiskan perekaman dan pelaporan aktivitas penjualan tenaga penjualan dan komunikasi serta dukungan penjualan oleh manajer penjualan.

3.    Manajemen Produk. Di sini Sistem Informasi membantu perencanaan, monitor, dan mendukung kinerja produk, lini produk, dan merek.

4.         Iklan dan Promosi. Disini Sistim Informasi membantu dalam pemilih-an media dan metoda promosi serta mengendalikan dan mengevaluasi hasil kegiatan iklan dan promosi.

5.         Peramalan Penjualan. Suatu Sistem Informasi dapat dengan cepat menghasilkan ramalan penjualan jangka pendek dan jangka panjang.

6.  Riset Pemasaran. Peralatan dari suatu Sistem Informasi dapat mem-bantu peneliti dalam mengumpulkan dan meneliti data internal dan eksternal atas variabel pasar, kecenderungan dan pengembangannya.

7.    Manajemen Pemasaran. Sistim informasi dapat membantu Manager Pemasaran mengembangkan rencana dan strategi pemasaran berdasarkan pada sasaran perusahaan dan riset pemasaran serta data aktivitas penjualan, serta memonitor dan mendukung keseluruhan aktivitas pemasaran

I.         Sasaran Pemasaran

Pasar sasaran menjadi suatu peralatan yang penting dalam mengem-bangkan strategi promosi dan periklanan pada ‘websites’ suatu perusahaan perdagangan secara elektronik. Pasar sasaran adalah suatu konsep manajemen promosi dan periklanan meliputi lima komponen sasaran.

1.         Kelompok Masyarakat : Perusahaan dapat membentuk suatu Web tersendiri sebagai suatu sarana promosi dan penyampaian iklan untuk sekelompok orang dalam masyarakat tertentu.

2.   Isi. Iklan seperti billboards elektronik atau spanduk dapat ditempatkan pada berbagai halaman ‘website’, sebagai tambahan terhadap suatu ‘homepage’ perusahaan .

3.         Konteks. Iklan nampak hanya dalam Halaman web yang berkait dengan isi dari suatu produk atau jasa.

4.      Demographic/Psychographic. Usaha Pemasaran diarahkan hanya pada kelas atau jenis tertentu saja.

5.         Perilaku Online. Usaha Promosi dan periklanan dapat dikhususkan untuk masing-masing kunjungan pada suatu lokasi oleh perorangan.

J.         Manajemen Sumber Daya manusia

Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia atau Human Resource Management (HRM) adalah untuk mencakup Perekrutan , Penempatan, Evaluasi, Kompensasi/Penggajian, dan Pengembangan Karyawan. Sasaran dari HRM adalah penggunaan sumber daya manusia yang efisien dan yang efektif dalam suatu perusahaan. Sistim Informasi Sumber Daya Manusia dirancang untuk mendukung:

1.         Perencanaan untuk memenuhi kebutuhan personil dalam bisnis

2.         Pengembangan karyawan mencapai potensi maksimal mereka

3.         Mengendalikan semua kebijakan dan program kepegawaian.

Pada awalnya , Sistem Informasi berbasis-komputer digunakan untuk :

1.         Membuat cek gaji dan laporan,

2.         Memelihara arsip personil dan

3.         Meneliti penggunaan personil dalam operasi bisnis.

Banyak perusahaan mengembangkan HRIS untuk mendukung:

1.         Perekrutan, Pemilihan, dan Penggunaan.

2.         Penempatan Pegawai

3.         Penilaian Prestasi

4.         Analisa Kesejahteraan karyawan

5.         Pelatihan Dan Pengembangan

6.         Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan.

K.      Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah sistim informasi yang paling tua dan paling banyak digunakan dalam bisnis. Sistem ini merekam dan melaporkan transaksi bisnis dan kejadian ekonomis lainnya. Sistem akuntansi operasional menekankan pada keabsahan dan pencatatan data secara historis serta pembuatan laporan keuangan. Sistem Akuntansi Manajemen memusatkan pada perencanaan dan pengendalian operasi bisnis. Enam tujuan sistem akuntansi yang umum meliputi:

1.         Pengolahan Order/pesanan.

2.         Pengendalian Persediaan.

3.         Piutang Dagang.

4.         Hutang Dagang.

5.         Penggajian.

6.         Buku Besar.

L.       Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan mendukung para manajer keuangan dalam pembuatan keputusan mengenai pembiayaan bisnis dan alokasi serta pengendalian sumber daya keuangan. Area utama Sistem Informasi Keuangan meliputi:

1.         Manajemen Uang Tunai dan Surat berharga.

2.         Anggaran Belanja Modal..

3.         Peramalan Keuangan.

4.         Perencanaan Keuangan.